Le politiche degli acquisti

La Funzione Acquisti e Logistica di Acea SpA ha la missione di «assicurare la definizione delle politiche e degli indirizzi, nonché la gestione centralizzata degli approvvigionamenti di beni, servizi e lavori per il Gruppo». Tra i suoi obiettivi principali vi sono la razionalizzazione del processo di approvvigionamento e l’aumento della sua efficienza, che si intendono raggiungere tramite la valorizzazione delle competenze tecniche dei buyer, un approccio incentrato sulla logica di gestione delle categorie merceologiche, una forte sinergia con le Società/Funzioni del Gruppo che richiedono gli approvvigionamenti (“clienti interni”) e una relazione trasparente con i fornitori.

La gestione dei Sistemi di qualificazione dei fornitori fa invece capo alla Funzione Sicurezza e Tutela e ciò garantisce la totale indipendenza delle due attività. Il presidio operativo al processo di approvvigionamento è garantito dall’Unità Pianificazione, Controllo e Marketing di acquisto, che propone le strategie di acquisto funzionali agli obiettivi di Gruppo, garantisce l’analisi dei fabbisogni delle Società/Funzioni e l’elaborazione del piano degli approvvigionamenti di Gruppo, monitora l’evoluzione del mercato dei fornitori, l’andamento dei prezzi e le innovazioni tecnologiche. Le attività di gestione dei materiali sono curate dall’Unità Logistica.

A partire dal 1°/1/2013 è stata reinternalizzata in Acea la gestione del magazzino centrale del Gruppo; il cambio di assetto organizzativo, unitamente all’avvio del nuovo contratto per il trasporto materiali (con un vettore individuato tramite gara), ha consentito, nel corso dell’anno, di ottenere una riduzione dei costi logistici del 30% rispetto al 2012 (e in particolare i costi del trasporto si sono ridotti del 58%). È inoltre proseguito il processo di accentramento nella capogruppo delle attività logistiche delle società operative, ponendo le basi per acquisirne progressivamente la gestione.


IL RAPPORTO CON I FORNITORI E LA GESTIONE DEGLI APPROVVIGIONAMENTI

Alle relazioni tra Acea e i suoi fornitori il Codice Etico del Gruppo69 dedica l’articolo 16, commi 1-7, orientando il comportamento della stazione appaltante e delle imprese appaltatrici e subappaltatrici secondo i principi di correttezza, trasparenza e tutela della concorrenza. Il Codice Etico, inoltre, deve essere sottoscritto per accettazione, quale condizione indispensabile per la partecipazione alle procedure di affidamento di lavori, beni e servizi, a pena di esclusione dalle stesse, e, in caso di violazione dei principi contenuti nel Codice, previ opportuni accertamenti, è prevista l’esclusione dalla gara o l’annullamento dell’aggiudicazione (art. 16, commi 6 e 7).

CODICE ETICO DEL GRUPPO (ED. 2012): LA TUTELA DEGLI ASPETTI ETICI NELLE FORNITURE

Codice Etico del Gruppo Acea, articolo 16, comma 2:

«Acea si impegna a promuovere, nell’ambito delle attività di approvvigionamento, il rispetto delle condizioni di tutela e sicurezza dei lavoratori, l’attenzione alla qualità di beni, servizi e prestazioni, il rispetto dell’ambiente e il perseguimento del risparmio energetico, in modo conforme ai principi enunciati nel presente Codice e di legge. Nei contratti con fornitori di Paesi a rischio, definiti tali dalle organizzazioni riconosciute, sono introdotte clausole contrattuali che prevedono: un’autocertificazione da parte del fornitore dell’adesione a specifici obblighi sociali (per esempio, misure che garantiscano ai lavoratori il rispetto dei diritti fondamentali, i principi di parità di trattamento e di non discriminazione, la tutela del lavoro minorile); la possibilità di avvalersi di azioni di controllo presso le unità produttive o le sedi operative dell’azienda fornitrice, al fine di verificare il soddisfacimento di tali requisiti»

La gestione degli approvvigionamenti si svolge nel pieno rispetto del quadro normativo di riferimento70, ricorrendo all’indizione di gara come metodologia prevalente di individuazione del fornitore, improntando le procedure di affidamento a criteri di massima trasparenza e assicurando la gestione accentrata delle gare di appalto.

69 Il Codice Etico del Gruppo (ed. 2012) è disponibile online nel sito web aziendale (area Regole e valori).

70 Il D. Lgs. n. 163 del 12 aprile 2006 – Codice dei contratti pubblici relativi a lavori, servizi e forniture in attuazione delle direttive comunitarie 2004/17/CE e 2004/18/CE.

Per tutte le gare d’appalto per l’affidamento di lavori, ma anche per un gran numero di appalti per l’acquisto di beni e servizi, viene richiesto, come requisito di partecipazione, il possesso della certificazione UNI EN ISO 9001 e, per alcune categorie merceologiche (ad esempio per la gestione dei rifiuti), anche della certificazione UNI EN ISO 14001. Gli operatori interessati a partecipare alle gare d’appalto possono accedere direttamente e senza oneri sia al portale dei Sistemi di qualifi che a quello per l’espletamento delle gare on-line – nella sezione “Fornitori” del sito web aziendale www.acea.it – e trovare la modulistica e le informazioni necessarie. Il portale telematico che consente di gestire le gare online – la piattaforma Pleiade – riproduce la prassi operativa delle gare tradizionali: verifica della documentazione a corredo, riconoscimento del possesso dei requisiti, apertura dell’offerta economica e visualizzazione della graduatoria.

Per gli appalti di lavori, beni e servizi che rientrano nei settori speciali dell’acqua e dell’energia sono previste, in conformità alla normativa71, procedure aperte o ristrette/negoziate fra imprese iscritte ai Sistemi di qualificazione; per gli appalti nei settori speciali di importo inferiore alla soglia comunitaria – stabilita ogni due anni con Regolamento CE - Acea applica Regolamenti interni nel rispetto dei principi dettati dal Trattato CE a tutela della concorrenza. Per gli affidamenti che rientrano nei settori ordinari vengono indette procedure ad evidenza pubblica72. Inoltre, per appalti che non rientrano nell’ambito di applicazione del Codice Appalti (c.d. appalti “estranei o privatistici”) vengono espletate procedure di selezione trasparenti ma non regolate dal D. Lgs. 163/2006.

Nel corso del 2013 le società del Gruppo Acea oggetto della presente analisi, hanno dato lavoro a più di 2.000 aziende in Italia, stipulando oltre 4.000 contratti.

Per migliorare la gestione degli approvvigionamenti, nel corso del 2013 Acea ha avviato un programma finalizzato a portare le attuali piattaforme informatiche gestionali (SAP-ERP) ad un livello tecnologicamente più avanzato e, contemporaneamente, definire e strutturare un nuovo modello unico e consolidato (SAP ARES). Nel corso dell’anno il nuovo modello SAP ARES è stato già implementato, in via ancora sperimentale, in alcune società del Gruppo.

La Funzione Acquisti sta inoltre introducendo due nuovi strumenti informatici con l’obiettivo di rendere più effi la pianifi degli acquisti, l’analisi ed il controllo della spesa, nonché al fine di rafforzare e migliorare il processo di trasmissione, gestione ed archiviazione del fl documentale. Si è infine concluso il processo di armonizzazione informatica e procedurale tra il flusso degli appalti relativi ai lavori e quelli relativi all’acquisto di beni e servizi, che renderanno più fl la supply chain aziendale.

Parallelamente, continua ad essere attivo il Portale Unico Acquisti per la gestione dei contratti comuni a tutte le società del Gruppo (cancelleria, viaggi e trasferte, stampanti, toner e altri accessori consumabili), che consente di generare risparmi economici e semplifi e i processi di acquisto, ottimizzandone i tempi.

IL GREEN PROCUREMENT

Acea si è posta l’obiettivo di migliorare la performance aziendale relativa al Green Procurement. A tal fine, sono stati inseriti nei capitolati d’appalto delle gare per alcune categorie merceologiche, come parametri vincolanti, i riferimenti normativi ai Criteri Ambientali Minimi (CAM) adottati con Decreto dal Ministero dell’Ambiente, della Tutela del Territorio e del Mare, in conformità con quanto previsto dal Piano d’Azione per la sostenibilità dei consumi nel settore della Pubblica Amministrazione (ovvero Piano Nazionale d’Azione sul Green Public Procurement - PAN GPP)73.

Nel corso del 2013 i CAM sono stati introdotti per alcuni servizi di gestione degli edifici (servizi di pulizia e materiali per l’igiene), e in alcuni appalti per la sostituzione dei corpi luce dell’illuminazione pubblica della città di Roma. I CAM fanno da riferimento anche nel campo delle attrezzature elettroniche d’ufficio, in particolare le stampanti multifunzione, per l’acquisto delle quali Acea ha aderito alla Convenzione Consip.

Per quanto concerne il consumo di materiali di cancelleria, circa il 30% dell’importo complessivamente speso su questa voce74 (pari a circa 187.000 euro nell’anno) ha riguardato prodotti ecologici: hanno avuto, ad esempio, largo utilizzo la carta per stampa e le cartelline in cartoncino che presentano la certificazione ambientale FSC (Forest Stewardship Council). Inoltre, il risparmio energetico è spesso un criterio fondamentale per l’aggiudicazione di gare per l’affidamento di lavori sugli impianti e per l’acquisto dei macchinari di cui essi sono dotati: è il caso, ad esempio, dell’acquisto di elettropompe (Acea Ato 2) e di trasformatori (Acea Distribuzione).

Nel passaggio, attualmente in corso, al nuovo sistema gestionale SAP-ARES, è stata infine introdotta, in forma sperimentale, la possibilità di indicare il carattere “sostenibile” dei prodotti e dei servizi acquistati, direttamente al momento della compilazione delle relative richieste. Ciò porterà, in un prossimo futuro, ad avere report ancora più accurati sul Green procurement delle società del Gruppo che hanno centralizzato le attività di approvvigionamento. Allo stesso tempo, è in cantiere la realizzazione delle Linee Guida sugli Acquisti Verdida pubblicare sulle pagine intranet aziendali, per fornire ai clienti interni le informazioni e i criteri necessari ad individuare i prodotti “verdi” e incentivarne così l’acquisto.

71 Parte III del Codice Appalti - D. Lgs. n. 163/ 2006.

72 In conformità alla Parte II del Codice Appalti.

73 Il PAN GPP è stato raccomandato dalla Commissione Europea nel 2003 e adottato dall’Italia con la Legge n. 296/2006 art. 1 comma 1126 e con il D.M. 11 aprile 2008 (MATTM). Il Ministero dell’Ambiente definisce i “Criteri Ambientali Minimi” (CAM), che rappresentano il punto di riferimento a livello nazionale in materia di acquisti pubblici verdi e potranno essere utilizzati dalle stazioni appaltanti, per consentire al Piano d’azione sul Green Public Procurement di massimizzare i benefici ambientali ed economici. Il “GPP” (Green Public Procurement) è definito dalla Commissione europea come «(...) l’approccio in base al quale le Amministrazioni Pubbliche integrano i criteri ambientali in tutte le fasi del processo di acquisto, incoraggiando la diffusione di tecnologie ambientali e lo sviluppo di prodotti validi sotto il profilo ambientale, attraverso la ricerca e la scelta dei risultati e delle soluzioni che hanno il minore impatto possibile sull’ambiente lungo l’intero ciclo di vita».

74 Il nuovo fornitore dei materiali di cancelleria è sotto contratto dal febbraio 2013.