La valutazione dei fornitori

In Acea sono attivi Sistemi di qualificazione dei fornitori di lavori, beni e servizi, aggiornati con regolarità. La Funzione Sicurezza e Tutela coordina e gestisce il processo di Qualifica e Rating dei Fornitori del Gruppo Acea, in modo autonomo e distinto rispetto alla Funzione Acquisti, che ha l’onere della gestione delle procedure di affidamento in sede di selezione del miglior offerente. Tale scelta organizzativa risponde al fine di garantire la massima trasparenza nella gestione dei rapporti con i fornitori.

L’Unità preposta alla Qualifica e Rating Fornitori, nel rispetto dei principi di concorrenza e parità di trattamento, procede all’istituzione dei Sistemi di qualificazione di rilievo europeo77 e degli Albi fornitori perappalti sotto soglia, coordinando i gruppi interfunzionali per il disegno dei requisiti di qualifica e redigendo i relativi Regolamenti di qualificazione. Alla Funzione Sicurezza e Tutela è affidata altresì la guida dell’attività della Commissione di qualifica, nonché la gestione delle comunicazioni al fornitore dei provvedimenti di ammissione, rigetto o sospensione dagli Albi. Infine, la Funzione coordina l’attività del gruppo interfunzionale per la definizione del modello di rating ed ha il compito di gestire e mantenere il sistema informativo di rating.

Si stanno progressivamente attivando i Sistemi di qualificazione/Albi fornitori sulla totalità dei gruppi merce esistenti: al 31 dicembre 2013, risultano attivati296gruppimercesu un totale di 343, dei quali 101mediantelapubblicazionediSistemi di qualifi di rilevanza europea e 195per gare di importo inferiore alla soglia comunitaria, mediantelapubblicazionediappositoRegolamento Albo fornitori sotto soglia comunitaria. La percentuale dei gruppi merce attivi è pertanto passata dal 72% del 2012 (che contava 228 gruppi merce attivi su un totale di 314) all’86 % circa.

77 Ai sensi dell’art. 232 del D. Lgs. n. 163/2006 e ss.mm.ii.

In particolare, i Sistemi di qualificazione sono stati istituiti per la quasi totalità dei gruppi merce della tipologia lavori, nonché per le forniture e i servizi strategici, o particolarmente critici per volumi di spesa, ripetitività nel tempo o rilevanza del bene e/o servizio ai fi della sicurezza e/o della protezione dell’ambiente.

Le imprese che intendono qualificarsi inseriscono online, in qualsiasi momento di vigenza dei rispettivi Regolamenti, la propria istanza di qualifi ai gruppi merce di interesse, accedendo al Portale di vendor management direttamente dal sito istituzionale Acea (www.acea.it, sezione Fornitori).

Per l’iscrizione agli Albi è richiesto il possesso dei requisiti di ordine morale78 e di requisiti di coerenza merceologica. Per l’ottenimento dell’iscrizione ai Sistemi di qualifi di rilievo europeo è richiesto il possesso di requisiti standard - fra i quali sono compresi i requisiti di ordine morale previsti dalla normativa di settore - e di requisiti specifi , studiati per ogni singolo gruppo merce. Questi ultimi sono defi da un gruppo di lavoro interfunzionale, comprendente rappresentanti delle Funzioni Sicurezza e Tutela, Acquisti e Logistica, Amministrazione, Finanza e Controllo e delle Unità operative appropriate, a seconda della tipologia del gruppo merce e alle caratteristiche dell’approvvigionato in oggetto.

La classifica dei requisiti è articolata in base a criteri di: affidabilità tecnica,ambientalee di sicurezza; affidabilità commerciale; affidabilità finanziariae contributiva; valutazione del rischio controparte (ai sensi dei principi di controllo previsti dal Modello di organizzazione, gestione e controllo ex D. Lgs. n. 231/01).

Fra i requisiti di affi tecnica, ambientale e di sicurezza – che più rilevano in questa sede - sono annoverati:

  • la Certificazione del Sistema di gestione per la qualità aziendale – UNI EN ISO 9001:2008 (requisito vincolante per alcuni gruppi merce), – o, per fornitori non certificati, una check list di qualifica QSA;
  • l’eventuale presenza di accreditamenti/qualifiche presso terzi negli ultimi 5 anni;
  • l’inesistenza di infrazioni gravi, debitamente accertate, attinenti l’osservanza delle norme in materia di sicurezza ed ogni altro obbligo derivante dai rapporti di lavoro negli ultimi 5 anni;
  • la presenza di un sistema di valutazione, selezione e vigilanza dei subappaltatori/subfornitori, con particolare riferimento alla verifica dell’idoneità tecnico-professionale degli stessi.

Tra i requisiti specifi per il gruppo merce “Tipografi (fornitura di stampati e moduli), ad esempio, è stata individuata la Certifi FSC (Forest Stewardship Council).

Ai fini dell’ammissione ai Sistemi di qualificazione di rilievo comunitario, inoltre, viene richiesta la disponibilità ad accettare l’eventuale attività di verifi , presso le sedi amministrative, della veridicità e adeguatezza della documentazione e, presso le sedi operative o nei magazzini dei prodotti, dialtrirequisiti, ad esempio in tema di sicurezza, qualità, processi produttivi, ecc. (vedi oltre per l’attività di verifica svolta nel 2013). In occasione delle singole procedure di affidamento è prevista altresì la possibilità di inserire requisiti ulteriori rispetto a quelli previsti dal Sistema di qualificazione, in base all’importo e alla rilevanza dell’affidamento.

Al 31 dicembre 2013 risultano approvate 2.283 richieste di iscrizione ai Sistemi di qualificazione e agli Albi attivi in Acea, per un totale di 1.006 operatori economici, con un incremento del 124% rispetto al dato 2012 (448 operatori).

In dettaglio, gli operatori economici risultano così suddivisi79:

  • 214operatori iscritti al Sistemadiqualifi Lavoriidrici;
  • 89operatori iscritti al Sistemadiqualifi LavoriEnergia;
  • 83operatori iscritti ai restanti Sistemidiqualifi perLavoriidriciecivili;
  • 269operatori iscritti ai Sistemidiqualifi perBenie Servizi;
  • 110operatori iscritti agli Albi dei professionisti;
  • 565operatori iscritti al Regolamento Albo fornitori sotto soglia comunitaria.

È andato avanti nel 2013 il progetto di implementazione di un sistema di vendor rating, avviato lo scorso anno, che sarà integrato con i Sistemi di qualificazione istituiti: in particolare è stato definito il modello di vendor rating ed è stato redatto il relativo Regolamento di attuazione, applicabile ai lavori elettrici e ai lavori idrici ed elettromeccanici; nell’ambito del medesimo progetto, è inoltre proseguita l’attivitàispettivaQAS(Qualità – Ambiente e Sicurezza), che genera un punteggio attribuito al fornitore: nel 2013 sono state effettuate 70ispezioni, che hanno interessato gli operatori economici titolari di appalti in corso con Acea (vedi anche il boxdiapprofondimentodedicato).

Nel corso dell’anno è stato messo a punto un data base finalizzato alla raccolta degli elementi di rating previsti dal modello, che consentirà, nel 2014 di rendere operativo l’intero sistema di vendor rating in ambito lavori idrici, elettrici ed elettromeccanici.

La Funzione Sicurezza e Tutela sta altresì individuando alcuni gruppi merce di beni e/o servizi cui estendere l’attività ispettiva QAS ed ha avviato lo studio di un modello di vendor rating per i fornitori di beni e servizi.

L’Unità Qualifica e Rating Fornitori – in sinergia con l’Unità Responsabilità sociale di impresa e sostenibilità - ha proseguito la partecipazione al Gruppo di Lavoro Sustainable Supply Chain, attivato nell’ambito del Global Compact Network Italia - cui Acea aderisce dal 2007 - allo scopo di condividere e implementare uno strumento di monitoraggio delle performance di sostenibilità delle aziende appartenenti alle catene di fornitura dei membri del Network, favorendo nei fornitori l’adozione di migliori pratiche; in particolare, Aceahaaderitoformalmentealprogettopilotae figura tra i suoi soci sostenitori. (vedi box dedicato in Identità aziendale, Strategia e sostenibilità, paragrafo La condivisione delle tematiche di responsabilità sociale d’impresa).


78 Di cui all’art. 38 del D. Lgs. n. 163/2006 e ss.mm.ii. Due elementi tipici dei requisiti di “ordine morale” previsti dalla normativa sono particolarmente rilevanti ai fini della tutela dei lavoratori, vale a dire il pagamento regolare di imposte, tasse, e contributi a favore dei lavoratori attestato dal DURC - Documento Unico di Regolarità Contributivae l’osservanza delle norme in materia di sicurezza e di ogni altro obbligo derivante dai rapporti di lavoro. Qualunque irregolarità in merito ai requisiti ricordati dà luogo all’automatica esclusione dalla gara.

79 Si tenga presente che un operatore può essere iscritto a più Sistemi/Albi di qualificazione - pertanto il totale degli operatori nel 2013 (1.006) è inferiore alla somma degli operatori iscritti ai singoli Albi (1.330) - e che i dati forniti non tengono conto dell’irrogazione di eventuali provvedimenti di sospensione di carattere transitorio.

IL SISTEMA DI VENDOR RATING INTEGRATO CON I SISTEMI DI QUALIFICAZIONE E GLI ALBI: EVOLUZIONE AL 2013

Nel corso del 2013 la Funzione Sicurezza e Tutela ha lavorato al fine di implementare e rendere operativo il sistema di vendor rating studiato lo scorso anno. È stato pertanto definito il modello di vendor rating e redatto il relativo Regolamento di attuazione, applicabile ai lavori elettrici e ai lavori idrici-elettromeccanici. Il Regolamento conferma l’impostazione iniziale del modello di rating – basata su un “rating di ingresso” (R.I.) e un “rating sul campo” (R.C.) –, sono stati tuttavia inseriti ulteriori ambiti di valutazione. In dettaglio, il punteggio R.I. - attribuito a tutti i fornitori iscritti all’Albo e composto dal punteggio che scaturisce dalla visita ispettiva QAS e dalla valutazione della solidità economico finanziaria dell’operatore - potrà subire modifiche legate all’applicazione di penality (segnalate dalla Funzione Acquisti e/o dalla società gestore del contratto in fase precontrattuale). Il punteggio R.C. - per i soli fornitori aggiudicatari di gara - sarà a sua volta alimentato sia dai dati raccolti nell’ambito delle ispezioni in cantiere, sia da un punteggio direttamente attribuito dalla Direzione Lavori, nonché decurtato a seguito dell’applicazione di penality.

Nell’anno è proseguita l’attività di ispezione QAS condotta dai team della Funzione Sicurezza e Tutela, composti da referenti delle Unità Qualifica e Rating Fornitori, Sistema Qualità e Sicurezza e Salute sul lavoro. Le ispezioni QAS effettuate nel corso del 2013 sono 70 ed hanno interessato 40 fornitori iscritti all’albo lavori idrici ed elettromeccanici; 21 fornitori iscritti all’albo lavori elettrici; 4 fornitori iscritti ad entrambi gli Albi, 2 fornitori di servizi e 3 fornitori di beni. L’attività ispettiva, dal giugno 2012 al dicembre 2013, è consistita in 100 visite, focalizzate sugli operatori economici titolari di appalti in corso con Acea; ad esito di tale attività il 27% dei fornitori è risultato “parzialmente adeguato” in ambito QSA; agli stessi è stata richiesta l’adozione di correttivi che verranno verificati nel corso della successiva visita ispettiva.

Inoltre, 3 fornitori sono risultati “critici”: è stato chiesto loro di adottare correttivi ed è stata programmata una visita di monitoraggio da effettuarsi nel corso dei successivi 12 mesi. Da ultimo, 1 fornitore è stato sospeso dall’Albo di appartenenza poiché risultato “non adeguato”. I dati raccolti nel corso delle visite sono gestiti ed archiviati in un data base messo a punto nel corso dell’anno.

Nel corso dell’anno sono continuate alcune attività intraprese dalle società operative, con ricadute positive lungo la catena di fornitura, in termini di maggiori controlli sulla qualità e sulla sicurezza. In virtù del Protocollo sugli appalti idrici, sottoscritto nel 2012 da Acea Ato 2 insieme con Acea SpA, le Organizzazioni Sindacali Confederali e le Federazioni di Categoria, al fine di avviare un percorso di miglioramento continuo dei lavori e delle prestazioni in ambito idrico, sono state avviate le attività di monitoraggio e controllo e si è svolto un incontro della Commissione paritetica, volto ad approfondire alcuni temi (vedi box dedicato). Inoltre, Acea Ato 2 ha avviato le attività di visita ispettiva in cantiere ai fini dell’operatività del modello di vendor rating predisposto dalla Funzione Sicurezza e Tutela di Acea SpA. In Acea Energia sono proseguite le procedure introdotte lo scorso anno nel Mandato di agenzia che regola il rapporto tra Acea Energia e la rete di agenti di vendita, in tema di qualità del servizio di vendita svolto dagli agenti e in un’ottica di tutela del cliente (vedi box di approfondimento).

ACEA ATO 2: QUALITÀ DEL LAVORO E SICUREZZA NEI CANTIERI NEL PROTOCOLLO SUGLI APPALTI IDRICI

In relazione agli impegni assunti tra Acea SpA, Acea Ato 2 e le Organizzazioni Sindacali Confederali CGIL, CISL e UIL, con le Federazioni di Categoria Filctem, Flaei, Uilcem, Fillea, Filca e Feneal, con la sottoscrizione, nel giugno del 2012, del Protocollo sugli appalti idrici, nel corso del 2013 sono state avviate le iniziative di monitoraggio e controllo ed altre azioni volte a verificare la regolarità, la qualità e la sicurezza dei lavori e delle prestazioni nell’ambito degli appalti idrici.

La Commissione Paritetica, istituita dal Protocollo, si è incontrata, su richiesta sindacale, per confrontarsi sull’andamento degli appalti - con particolare riferimento agli aspetti di prevenzione e salvaguardia della sicurezza e al rispetto degli obblighi contrattuali assunti, anche attraverso l’analisi e la consegna di specifica documentazione sui temi in oggetto - e approfondire il modello di vendor rating integrato con i Sistemi di Qualificazione, predisposto dalla Funzione Sicurezza e Tutela di Acea SpA ed in via di implementazione nel Gruppo. Il modello è stato oggetto di illustrazione di massima alle OO.SS; anche in via anticipatoria rispetto alla sua formale validazione da parte di Acea; le OO.SS. ne hanno apprezzato i contenuti ed auspicato una rapida approvazione.

ACEA ENERGIA E GLI AGENTI DI VENDITA: FORMAZIONE E MONITORAGGIO DELLE PRESTAZIONI

Acea Energia, la società del Gruppo preposta alla gestione della vendita di energia elettrica e gas, si avvale di Agenzie per la vendita door to door e/o teleselling nei segmenti del mercato libero “domestico” e “micro business”. Nel 2013 sono proseguite le procedure in tema di qualità del servizio di vendita svolto dagli agenti, introdotte, sin dallo scorso anno, nel Mandato di agenzia che regola il rapporto tra Acea Energia e la rete di agenti di vendita.

Tali procedure hanno l’obiettivo di tutelare il cliente e prevenire eventuali pratiche commerciali scorrette. Il Mandato di agenzia prevede infatti la formazione obbligatoria degli incaricati, che operano per conto e in nome di Acea, affinché trasmettano ai clienti informazioni adeguate, e sanzioni pecuniarie in caso di rilevazione di pratiche commerciali scorrette.

Nel 2013 Acea Energia ha erogato a 464 venditori un programma formativo, per un totale di circa 284 ore, incentrato sulla normativa dell’Autorità di settore, sul Codice di Condotta Commerciale e sui Prodotti offerti. Al termine del corso è previsto un esame scritto (questionario) il superamento del quale è condizione per poter essere abilitati ad operare per conto di Acea Energia, con relativo tesserino identificativo.

La società, che riceve le segnalazioni dei clienti, ha anche attivato rigorose procedure interne di controllo volte a monitorare le prestazioni degli incaricati (vedi anche capitolo Clienti e collettività, paragrafo Customer care). Qualora fossero individuate pratiche commerciali scorrette, il Mandato prevede l’erogazione di sanzioni pecuniarie del valore minimo di 1.000 euro, a cui si deve aggiungere il mancato pagamento, nel mese di competenza, delle remunerazioni legate alla qualità commerciale delle acquisizioni: nel 2013, a fronte di 87.000 nuove forniture acquisite (elettrico e gas), sono state analizzate, con un’istruttoria, circa 1.065 segnalazioni ricevute dai clienti e sono stati sanzionati 13 comportamenti scorretti (per un totale di 17.000 euro), un dato contenuto e in calo rispetto al 2012, in cui si erano registrati 27 comportamenti scorretti.

Per le società dell’area Ambiente (termovalorizzazione e servizi ambientali) sono proseguite, nel 2013, le attività di verifica incentrate sul rispetto della normativa ambientale e di sicurezza; in particolare sono state effettuate attività di audit presso le società che hanno fornito i principali componenti tecnologici utilizzati nei lavori di revamping del termovalorizzatore di Terni (A.R.I.A.) nonché per l’impianto di Orvieto (SAO). Tali attività hanno riguardato l’ispezione in fabbrica, la verifica degli standard costruttivi e delle specifichedi progetto. Per i lavori di revamping della linea 1 dell’impianto di termovalorizzazione di San Vittore del Lazio (A.R.I.A.) e di quello di Orvieto è stato avviato, con la Funzione Sicurezza e Tutela, un Sistema di qualificazione per la selezione delle imprese che dovranno eseguire i lavori.

In Acea Distribuzione è andata avanti l’applicazione del vendor rating, avviato sin dal 2008, nell’ambito dei lavori in area energia. Il sistema di valutazione dell’operato delle imprese è incentrato su parametri di qualità, sicurezzae ambiente e prevede ispezioni in cantiere e l’elaborazione di classifichedi merito basate sulla reputazione degli appaltatori (vedi box di approfondimento). È possibile l’applicazione di penali e la sospensione delle attività dell’appaltatore: nel corso dell’anno sono stati sospesi per “non conformità” sulla sicurezza 7 cantieri, a fronte di un totale di 902visite effettuate. L’applicazione del vendor rating rappresenta un costante stimolo al miglioramento delle impreseappaltatrici, rispetto ai parametri indagati, e anchenel 2013 si è ottenuto un ulteriore aumento dell’indice reputazionale medio passato da un valore su base annua di 91,65del 2012 a 97,44 del 2013 (vedi box di approfondimento dedicato).

Le imprese fornitrici di lavori, in coerenza con l’adozione da parte di Acea Distribuzione del Sistema di Gestione integrato Sicurezza, Ambiente, Energia e Qualità, sono inoltre tenute a sottoscrivere la Politica del Sistema integrato con particolare riferimento alla salute e alla sicurezza sui luoghi di lavoro e alla salvaguardia dell’ambiente.

QUALITÀ E SICUREZZA: IL SISTEMA DI VENDOR RATING PER I LAVORI IN AREA ENERGIA

Il metodo di misurazione delle performance delle imprese appaltatrici di lavori nell’area energia, messo a punto in collaborazione con il Center of Advanced Procurement dell’Università “Tor Vergata” di Roma, elabora le informazioni raccolte su 142 parametri di giudizio incentrati su qualità, sicurezza e ambiente, a seguito di ispezioni in cantiere, e le traduce in un “indicatore di reputazione” (IR).

L’IR sarà utilizzato, insieme ad altri parametri afferenti all’intero ciclo dell’affidamento ed esecuzione dei lavori, per determinare il rating complessivo delle imprese iscritte al sistema di qualificazione, con l’obiettivo di promuovere azioni di miglioramento organizzativo e operativo da parte delle imprese stesse.

L’Unità “Ispezione e Verifiche” di Acea Distribuzione, nel quadriennio 2010-2013 ha svolto circa 3.630 ispezioni. L’indicatore di reputazione medio annuo per le imprese è passato da un valore di 79,9 del gennaio 2010 a 97,44 del dicembre 2013, con un trend di miglioramento particolarmente significativo. Il sistema ha dimostrato di poter incrementare l’affidabilità degli operatori, garantendo livelli prestazionali ottimali e generando ricadute positive lungo la catena di fornitura.

L’indice reputazionale, ovvero il giudizio che la società ha assegnato nel tempo al suo fornitore può essere utilizzato, accanto al ribasso proposto, per una valutazione dell’offerta basata anche su elementi diversi dal prezzo.

Nel grafico è rappresentato l’andamento temporale su base annua della valutazione media di tutte le imprese da gennaio 2010 a dicembre 2013, ricordando che all’inizio del progetto, gennaio 2008, l’indice medio mensile era pari a circa 40.

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IL CONTENZIOSO CON I FORNITORI

Il contenzioso tra l’azienda e i fornitori si concentra principalmente intorno a due aspetti: le contestazioni per mancato pagamento dei corrispettivi per forniture di beni, lavori e servizi e i giudizi in materia di contratti di appalto.

Con riferimento al primo aspetto, per il quale nel 2013 si sono registrati 11 casi, si tratta quasi sempre di notifiche relative a fatture che non vengono pagate per motivi di natura formale e trovano poi rapida soluzione in via transattiva.

Per quanto riguarda il contenzioso in materia di appalti, nell’anno in esame si sono aperti 19 casi, che portano il totale delle vertenze pendenti al 31/12/2013, incluse quelle aperte negli anni precedenti e al netto dei 27 casi definiti nel 2013, a 91 casi. Di questi, 29 sono ricorsi presso il TAR in materia di aggiudicazioni, gli altri 62 sono giudizi instaurati presso la magistratura ordinaria e riguardano iscrizioni di riserve da parte degli appaltatori, risoluzioni del contratto, ecc.